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お役立ち情報 |
機密書類（機密文書）を初めて処理される企業様、処理方法の見直しをご検討中の企業様へ
機密書類を廃棄処分する場合には、廃棄処理の流れを十分に理解し、「何を機密書類とするのか」、「どれくらいの量を廃棄するのか」、「記載情報が抹消されたことをどのように確認するのか」、「必要な機密保持度と処理コストの関係は適正か」などを総合的にご検討した上で、自社にあった処理方法をお選びいただくことが大切です。
| どんな書類を機密書類扱いとするか |
機密書類とそうでない書類、それらの書類を処理業者へ委託処分する場合、どちらも最終的には製紙工場で溶解（再生紙へリサイクル）されることになります。しかし、製紙工場で溶解されるまでの工程は、機密書類とそうでない書類とでは、大きく異なります。まずは、その工程をご理解したうえで、機密書類として廃棄しなければならない「書類・文書」を社内ルールとして、定義づけすることが準備段階として、最も重要です。
| 処分する機密書類の量 |
1回につきどれくらいの量（○○kg、文書保存箱○○ケース）を廃棄処分する必要があるか。
→少量～3,000kg（文書保存箱150～200ケース）程度までの機密書類なら、処理の立ち会いが便利な当社での「破砕処理」を、それ以上の機密書類には製紙工場での「溶解処理（直送溶解）」をお勧めしています。
| 処理の確認 |
機密書類の記載情報が抹消されたことをどのように確認するか。
当社では、廃棄時の漏えいリスクを完全に排除するために、「ご自身の目で処理状況をご確認いいただく」ことをお勧めしています。
→破砕処理の場合は、当社（名古屋市北区）で処理を立ち会うことができます。また、WEB上からリアルタイムに処理状況の確認も可能です。
→溶解処理の場合は、製紙工場（愛知県または岐阜県）で処理を立ち会うことができます。
| 処理にかかる費用 |
最終的に、「機密書類の量」と「処理の確認方法」と「処理コスト（処理に係る料金と立ち会う方の人件費など）」を総合的に検討くだい。
※処理コストを抑えるためには、できる限り1回に大量の書類を処理することがポイントです。
機密書類の処理に関して、ご不明な点がありましたら、当社までお気軽にご相談ください。
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日頃より当社業務にご協力をいただいている企業様をご紹介いたします。ぜひ、ご利用ください。
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