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機密書類について |
| 機密書類を適切に処理することは、企業経営の常識です。 |
書類の廃棄は、個人情報保護法を遵守することはもちろんのこと、グリーン購入法など環境関連法規にも適合した処理をすることが企業経営の常識となっています。
| 機密書類（機密文書）とは、・・・・・ |
個人情報や社内機密が記載された書類・文書をさしますが、第三者の目に触れてはいけない、或いは、第三者の手に渡ってはいけない紙ベースの情報は全てが機密書類（機密文書）といえます。
これらの書類は、間違っても紙ごみや古紙と一緒に処理してはいけません。
| 個人情報が記載された書類・文書 | 病院カルテ 顧客名簿 申込書 契約書 郵便物 アンケート回答用紙 社員情報 名刺綴り |
| 会社の機密が記載された書類・文書 | 企画書 見積書 請求書 契約書 FAX用紙 決算書類 顧客台帳 預金通帳 設計図 |
| その他の機密書類・機密文書 | 行政文書 納税書類 裁判資料 チケット・金券 答案用紙 |
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個人情報保護法について |
個人情報の取り扱いに厳しい社会にあって、不適切な保管や廃棄処理から顧客の個人情報が流出したとなれば、会社の信用失墜や経済的損失は免れません。個人情報を廃棄する場合は、個人情報保護法のガイドラインに沿って適切に処理しましょう。>>詳細はこちら 経済産業省 消費者庁
■遵守義務対象者は
5,000人以上の個人情報を事業に利用しているものは「個人情報取扱事業者」とされ、「個人情報保護法」を守る義務が生じます。
■処罰は
個人情報の取り扱いが不適切な場合、主務大臣からの指導、勧告があり、従わない場合は6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科せられます。また、個人情報取扱事業者であろうとなかろうと、信用の失墜、多額の賠償金など、大きな社会的責任を背負うことになります。
■重要なのは、不要となった情報の「処理」
指針では、不要になった情報媒体に対しては「物理的な破壊」が求められています。書類の場合、その処理は「破砕」と「溶解」がありますが、廃棄の際には、専門業者のもとで確実に情報が抹消されたことを「排出事業者自身で確認すること」が大切です。
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グリーン購入法について～環境負荷の低減に向けて |
平成21年2月13日に「環境物品等の調達の推進に関する基本方針」の変更が閣議決定されました。今回の変更により、基本方針に定める特定調達品目に「機密文書処理」が追加され、機密文書を処理する場合は、製紙原料としてリサイクルすることを前提とした『破砕処理』や『溶解処理』がこれまで以上に求められるようになりました。
>>詳細はこちら 環境省
■グリーン購入法とは
平成13年4月に施行された「国等による環境物品等の調達の推進等に関する法律」の略称。この法律は、循環型社会の形成のため、国等の機関にグリーン（環境に配慮された物品・役務等）の購入を義務づけるとともに、地方公共団体や事業者・国民にもグリーン購入に努めることを求めています。
※地方公共団体は努力義務。事業者・国民は一般的責務。
■グリーン購入法に適合する機密文書処理とは（判断基準）
- 当該施設において排出される紙の種類や量を考慮し、施設の状況に応じた分別方法及び処理方法の提案がなされ、製紙原料として適切な回収が実施されること。
- 機密文書の処理にあたっては、排出･一時保管、回収、運搬、処理の各段階において、機密漏洩に対する適切な対策を講じたうえで、製紙原料としての利用が可能となるよう次の事項を満たすこと。
- 古紙再生の阻害となるものを除去する設備や体制が整っていること。
- 直接溶解処理にあたっては、異物除去システムが導入された設備において処理されること。
- 破砕処理にあたっては、可能な限り紙の繊維が保持される処理が行われること。
- 適正処理が行われたことを示す機密処理完了証明書を発注者に提示できること。
（環境物品等の調達の推進に関する基本方針より）
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